SMART RESERVATION MANAGEMENT
美容室のダブルブッキングを防ぐには？
予約ミスを減らす管理方法
電話、LINE、Web、来店時の次回予約。 予約の入口が増えることは、お客様にとって便利な一方で、 お店側では予約情報が分散しやすくなります。 「同じ時間に2件入ってしまった」というトラブルを防ぐには、 予約方法を減らすのではなく、 予約情報を一つにまとめることが大切です。
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予約管理で重要なのは、 「どこから予約されたか」より 「どこに集約するか」です。
ONE RESERVATION CALENDAR
ダブルブッキングは、 予約が多いから起こるとは限りません。
ダブルブッキングとは、 同じ時間帯に対応できない複数の予約が 重なって入ってしまう状態です。
原因の一つは、 予約情報が複数の場所へ分かれていることです。
例えばWeb予約はパソコン、 LINE予約はスマートフォン、 電話予約は紙の台帳。
この状態では、 予約を受けるたびに すべての場所を確認しなければなりません。
COMMON CAUSES
美容室で予約が重複しやすい 3つの原因
01
予約経路が分かれている
電話、LINE、Web予約など、 それぞれ別の場所で確認していると 見落としが起こりやすくなります。
02
転記を忘れる
LINEや電話で確定した予約を 台帳へ書き忘れると、 空いているように見えてしまいます。
03
スタッフ間で共有できていない
予約状況の共有が遅れると、 別のスタッフが同じ時間へ 予約を入れてしまう可能性があります。
WHY IT MATTERS
ダブルブッキングは、 予約表だけの問題ではありません。
お客様を待たせてしまう
同じ時間に予約が重なると、 予定通りに施術を始められない場合があります。
スタッフの負担が増える
急な時間調整や担当変更など、 本来必要のない対応が発生します。
お店への信頼に影響する
予約時間は、 お客様がお店との約束として確保している大切な時間です。
予約ミスを減らす一番の基本は、
「予約を受けたら、
必ず同じ予約表へ反映する」ことです。
BETTER RESERVATION FLOW
予約の入口は複数でも、 管理する場所は一つに。
電話予約をなくしたり、 LINE予約を禁止したりする必要はありません。
お客様には好きな方法で予約してもらい、 お店側では最終的に一つの予約カレンダーへ集約することが重要です。
予約を受ける
Web、電話、来店など、 お客様に合った方法で予約を受け付けます。
一つの管理画面へ
電話や来店時に受けた予約も、 同じ予約カレンダーへ登録します。
空き時間へ反映
登録済みの時間を Web予約で選べないように管理します。
FIVE PREVENTION POINTS
予約ミスを減らすために 確認したい5つのポイント
予約表を一つにする
予約情報を複数の台帳へ分けず、 基準となる予約カレンダーを決めます。
電話予約もすぐ登録する
「後で登録しよう」とせず、 予約確定時に登録する習慣を作ります。
メニュー時間を正しく設定する
カットとカラーなど、 メニューごとの施術時間を予約枠へ正しく反映します。
スタッフごとの予定を管理する
担当者の休みやシフトを反映し、 対応できない時間への予約を防ぎます。
Web予約と空き枠を連動させる
すでに予約が入った時間を、 新しいお客様が選べない仕組みにします。
SMALL SALONS
小規模美容室ほど、 シンプルな予約管理が重要です。
スタッフが少ない美容室では、 予約専任の受付スタッフがいないことも多くあります。
施術をしながら、 電話やLINEの予約も管理する場合、 複雑なルールでは続きません。
「この予約表を見れば、 今日の予約がすべてわかる」 という状態を作ることが理想です。
こんな状態になっていませんか？
- 電話予約は紙へ記入している
- LINE予約はトーク画面に残している
- Web予約は別の管理画面で確認している
- 予約を後から転記することがある
- スタッフそれぞれが予約を受けている
- 空き時間を何度も確認している
- 予約の見落としが心配
TOCOLUCA RESERVATION
Web予約も電話予約も、 一つの予約カレンダーで管理しやすく。
Tocolucaの予約システムでは、 お客様がWebから予約した内容を 予約カレンダーで確認できます。
電話や来店時に受けた予約も 管理画面から登録できるため、 複数の予約経路を一つのカレンダーへまとめやすくなります。
Web予約
お客様自身で空き時間を確認して予約できます。
電話・来店予約の登録
お店側で受けた予約も管理画面へ登録できます。
スタッフ・メニュー管理
担当者や施術メニューに合わせた予約管理ができます。
RESERVATION DEMO
お客様側のWeb予約を 実際に確認できます。
Web予約では、 お客様が空いている日時を確認し、 メニューや希望時間を選択できます。
実際の予約画面を確認したい方は、 スマートフォンからデモをご覧ください。
SUMMARY
予約方法を減らすより、 予約情報を一つにまとめる。
お客様にとっては、 電話、LINE、Webなど 予約方法の選択肢があることは便利です。
問題は、 お店側でも予約情報を別々に管理してしまうことです。
予約の入口は複数でも、 最終的な予約管理を一つのカレンダーへ集約すれば、 重複予約や確認漏れを防ぎやすくなります。
予約システムは、 お客様のためだけではなく、 お店側の予約管理を整理するためにも役立ちます。
FREE CONSULTATION
予約管理を整理して、 ダブルブッキングの不安を減らしませんか？
「電話予約も残したい」 「LINEからも予約が来る」 「複数スタッフで予約を管理したい」 といったご相談も可能です。
現在の予約方法やスタッフ構成を伺いながら、 お店に合った予約管理の方法をご案内します。
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