紙の予約台帳・Excel管理・予約業務のデジタル化

紙の予約台帳から、見やすい予約管理へ。美容室のデジタル化を始める予約システム

Tocoluca Reservation Systemは、紙の予約台帳やExcelで予約を管理している美容室が、スマートフォン予約と管理画面を使った運用へ移行しやすい予約システムです。予約日時、メニュー、担当スタッフ、お客様情報を確認しやすくし、電話予約の転記、予約表の書き直し、スタッフ間の確認作業を減らしやすくします。

予約管理をデジタル化する予約画面を体験する

紙の予約台帳は使い慣れていても、予約が増えるほど管理の負担も増えていきます

紙の予約台帳は、ページを開けば予約状況を確認でき、手書きですぐに予定を追加できるという使いやすさがあります。長年同じ方法で運用している美容室にとっては、慣れた管理方法でもあります。

しかし、予約変更が重なると書き直しが増え、キャンセルした枠や変更前の情報が残って見づらくなることがあります。小さな文字でメニューや連絡先を書き込むと、担当者以外には内容が読み取りにくい場合もあります。

Excelで管理している場合も、ファイルを開ける端末が限られていたり、複数人が別々のファイルを編集したりすると、どの情報が最新なのかわかりにくくなることがあります。

紙の予約台帳が書き直しで見づらくなっている
電話予約の転記漏れを減らしたい
予約変更やキャンセルを整理しやすくしたい
スタッフ全員が予約状況を確認しやすくしたい
Excelファイルの更新や共有を簡単にしたい
お客様がスマートフォンから予約できるようにしたい
初めてでも使いやすい予約システムを導入したい

Tocoluca Reservation Systemを導入すると、お客様から受け付けた予約を管理画面で確認できるため、紙への転記や予約内容の書き直しを減らしやすくなります。

紙やExcelでの予約管理に限界を感じやすい場面

予約件数が少ないうちは、紙の台帳でも大きな問題を感じないことがあります。しかし、予約経路が電話、店頭、DM、ホームページなどへ増えてくると、すべての情報をひとつの台帳へ転記する作業が必要になります。

施術中に電話予約を受け、メモだけ残して後で台帳へ書こうとした結果、転記を忘れてしまうことも考えられます。同じ時間帯へ別の予約を入れると、ダブルブッキングにつながる可能性があります。

予約変更では、変更前の日時を消し、別の日へ書き直し、担当スタッフへ内容を共有しなければなりません。変更が続くほど、現在の予約状況を確認するまでに時間がかかります。

予約システムへ切り替えることで、お客様が入力した日時、メニュー、担当者、お客様情報を管理画面で確認しやすくなり、手作業による転記や確認の負担を減らしやすくなります。

予約システムへ移行するときに確認したい4つのポイント

毎日の操作がわかりやすいこと

予約システムは毎日使うものです。高機能であっても操作が複雑では続けにくいため、予約状況を迷わず確認できることが大切です。

美容室の予約方法に対応できること

指名予約、指名なし予約、複数メニュー、施術時間、スタッフシフトなどに対応できるかを確認する必要があります。

現在の運用から無理なく移行できること

最初からすべての予約経路を変えるのではなく、ネット予約を少しずつ案内しながら移行できることが重要です。

毎月続けやすい料金であること

システムの利用料金は継続して発生します。必要な機能を無理のない費用で使えるかを確認することが大切です。

紙をすぐに廃止せず、段階的に予約システムへ移行する方法もあります

長年使用してきた予約台帳を、導入初日から完全に使わなくする必要はありません。最初はネット予約で受け付けた予約を管理画面で確認しながら、電話予約はこれまでどおり受け付ける方法もあります。

ホームページやInstagramへ予約URLを掲載し、ネット予約を希望するお客様から少しずつ利用してもらうことで、スタッフも新しい運用に慣れやすくなります。

次回来店時に予約ページのQRコードを案内すれば、既存のお客様にも無理なくスマートフォン予約を紹介できます。お客様が自分で予約する割合が増えるほど、電話受付や紙への転記を減らしやすくなります。

Tocoluca Reservation Systemは、スマホ予約、スタッフ管理、複数メニュー予約、営業時間、定休日、予約枠管理、メール通知に対応しています。

プラチナプランではLINEログイン認証を利用できます。 LINEはお客様のログイン認証に使用する機能であり、LINEで通知を送る機能ではありません。予約内容の通知は、メールアドレス登録済みのお客様へメールで行えます。

紙・Excelの予約管理とTocoluca Reservation Systemの違い

項目	紙の台帳・Excel	Tocoluca Reservation System
予約受付	電話や店頭で聞いた内容を手作業で入力する	お客様がスマートフォンから予約できる
予約の転記	メモやDMの内容を台帳へ書き写す	ネット予約の内容を管理画面で確認できる
予約変更	変更前の予定を消し、別の日へ書き直す	変更後の予約情報を整理しやすい
予約状況の共有	台帳を開くかファイルを共有して確認する	管理画面で予約状況を確認しやすい
メニュー管理	予約ごとに施術時間を確認して記入する	メニューや複数メニューを予約時に選択できる
スタッフ管理	予約台帳とシフト表を別々に確認する	スタッフのシフト・休暇・対応メニューを管理しやすい
お客様への通知	電話や個別メッセージで連絡する	メールアドレス登録済みのお客様へメール通知できる

Tocoluca Reservation Systemでできること

スマホ予約

お客様がスマートフォンからメニュー、担当者、日時を選択して予約できます。

予約状況の確認

今日、明日、今後の予約を管理画面から確認しやすくします。

複数メニュー予約

カット＋カラーなど、複数の施術を一度の予約で選択できます。

スタッフ管理

スタッフ別の予約、シフト、休暇、対応メニューを管理しやすくします。

メール通知

メールアドレスを登録しているお客様には、予約内容の通知を行えます。

LINEログイン認証

プラチナプランではLINEログイン認証を利用できます。 LINEで通知を送る機能ではありません。

お客様の予約の流れ

Tocoluca Reservation Systemでは、お客様が予約ページへアクセスし、メニュー、担当者、日時、お客様情報の順に入力します。予約完了後、サロン側は管理画面から内容を確認できます。

予約ページへアクセス

ホームページ、Instagram、Google、QRコードなどから予約ページへ進みます。

メニューを選択

カット、カラー、パーマ、トリートメントなど、希望するメニューを選びます。

担当者を選択

希望するスタッフを指名するか、指名なしを選択できます。

空き日時を選択

予約可能な日時から、お客様の希望に合う時間を選択します。

お客様情報を入力

名前、連絡先、メールアドレスなど、予約に必要な情報を入力します。

予約完了

予約完了後、サロン側は管理画面から予約内容を確認できます。

このような美容室におすすめです

紙の予約台帳から予約システムへ移行したい美容室
Excelによる予約管理を見直したいサロン
電話予約の転記漏れを減らしたい店舗
予約変更やキャンセルを整理しやすくしたい美容室
スタッフ間で予約状況を共有しやすくしたいサロン
初めてネット予約を導入する個人サロン
お客様がスマートフォンから予約できるようにしたい店舗
月額費用を抑えて予約管理をデジタル化したい美容室

料金プラン

スタンダードプラン

月額 7,000円

紙やExcelからスマホ予約へ移行し、日々の予約業務を効率化したい美容室におすすめのプランです。予約ページ、メニュー管理、スタッフ管理、指名予約、複数メニュー予約、予約枠管理、メール通知などを利用できます。

スマートフォン対応の予約ページ
メニュー・複数メニュー予約
スタッフ・シフト・休暇管理
指名あり・指名なし予約
予約可能期間・予約締切時間
メールアドレス登録済みのお客様への通知

プラチナプラン

月額 9,000円

スタンダードプランの全機能に加えて、 LINEログイン認証を利用できるプランです。お客様がLINEアカウントを使ってログインしやすくなり、予約時の情報入力を減らしやすくなります。

スタンダードプランの全機能
LINEログイン認証
予約管理機能はスタンダードと同一
LINEで通知を送る機能ではありません
予約内容の通知はメールに対応

使い慣れた紙から、使いやすい予約管理へ進みませんか

紙の予約台帳を長く使ってきたサロンでも、ネット予約を少しずつ案内しながら、段階的に運用を変えていくことができます。

お客様が自分で予約できる割合が増えるほど、電話対応、空き時間の案内、台帳への転記にかかる時間を減らしやすくなります。

Tocoluca Reservation Systemなら、美容室に必要な予約管理機能を月額7,000円から利用できます。個人サロンや家族経営サロンにも導入しやすい予約システムです。

予約管理をデジタル化する

紙の予約表と比べながら、実際の画面をご確認ください

お客様が利用する予約画面と、サロン側が利用する管理画面を体験できます。メニュー選択、担当者選択、日時選択、予約完了までの流れと、導入後の予約確認方法をご覧ください。

予約画面を体験する管理画面を体験する

まとめ：紙やExcelからの移行で、予約確認と受付業務を整理しやすくなります

紙の予約台帳やExcelは、使い慣れている間は便利な管理方法です。しかし、予約件数や受付経路が増えるほど、転記、書き直し、共有、最新情報の確認にかかる負担も増えていきます。

予約システムを導入すれば、お客様がスマートフォンから予約でき、サロン側は予約日時、メニュー、担当者、お客様情報を管理画面で確認しやすくなります。

Tocoluca Reservation Systemは、スマホ予約、スタッフ管理、複数メニュー予約、営業時間、定休日、予約可能期間、予約締切時間、メール通知など、美容室の予約管理に必要な機能を備えています。

紙の予約台帳やExcelから、見やすく管理しやすい予約システムへ移行したい方は、まず予約画面と管理画面のデモをご確認ください。